Datenschutzerklärung

Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren:

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Tätigkeit in unserem Haus interessieren. Uns ist bewusst, dass Sie uns mit Ihren Bewerbungsunterlagen teilweise sehr persönliche Informationen anvertrauen. Aus diesem Grund ist uns Transparenz sehr wichtig. Im Folgenden möchten wir Ihnen in nachvollziehbarer Weise darlegen, welche Daten wir von Ihnen auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wer Zugriff auf die Daten erhält und wie lange die Daten bei uns gespeichert werden.

A) Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: www.thu.de/Impressum
Technische Hochschule Ulm
Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Prittwitzstraße 10
89075 Ulm

Vertreten durch:
Die Technische Hochschule Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch den Rektor Prof. Dr. Volker Reuter gesetzlich vertreten.

Kontakt:
Telefon: +49 (0731) 50-208
Telefax: +49 (0731) 50-28270
E-Mail: info@thu.de

Unser Datenschutzbeauftragter der Technischen Hochschule Ulm:
Prof. Dr. Markus Schäffter
Prittwitzstrasse 10 | 89077 Ulm
Telefon: +49 (0731) 50-208
datenschutzbeauftragter@thu.de

Umsatzsteuer-ID:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz:
DE-811 38 6002

Aufsichtsbehörde:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) Königstraße 46, 70173 Stuttgart

Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV:
Prof. Dr. Volker Reuter, Rektor der Technischen Hochschule Ulm

Zuständigkeit bei fachlichen Fragen zum System: 
Personalabteilung, der Technischen Hochschule Ulm
Kontakt: bewerbungen@thu.de

Weibliche und männliche Schreibweise:
Die Technische Hochschule Ulm bemüht sich sowohl die weibliche als auch die männliche Schreibweise zu verwenden. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird teilweise jedoch nur die männliche Schreibweise verwendet. Wir weisen hier ausdrücklich darauf hin, dass bei den entsprechenden Beiträgen die männliche Form sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen bezieht.

B) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Indem Sie sich bei der Technischen Hochschule Ulm registrieren, stellen Sie der Hochschule Ihre persönlichen Daten über eine konkrete Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zur Verfügung. Ihre Daten werden im Auftrag der Technischen Hochschule Ulm auf den Systemen unseres Software-Partners Haufe-umantis AG gespeichert und verarbeitet.

Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Technische Hochschule Ulm und der Software-Partner Haufe-umantis AG haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen unternommen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeitende der Personalabteilung wie auch unseres Software-Partners sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Dank einer automatisch aktivierten 128bit-Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt. Nähere Informationen können Sie der  Datenschutzerklärung der Technischen Hochschule Ulm entnehmen.

Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie z. B. Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie insbesondere Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse, Arbeitszeugnisse und weitere Unterlagen, die Sie uns für den Bewerbungsprozess zur Verfügung stellen erfasst.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich, um beurteilen zu können, ob Sie die erforderliche Eignung und Befähigung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, mitbringen und um Sie kontaktieren zu können, sofern bezüglich Ihrer Bewerbung Rückfragen bestehen sollten oder um Sie über den Fortlauf des Bewerberverfahrens zu informieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Auswahlverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO, § 15 LDSG i.V.m. §§ 83 – 85 LBG.

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft, enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und dem damit verbunden Schutz Ihrer Grundrechte zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet und bearbeitet. Sie sind nur Mitarbeitenden der Personalabteilung und den für die Auswahl verantwortlichen Personen und Gremien der Technischen Hochschule Ulm zugänglich.

Teilweise kontaktieren wir Sie – vorzugsweise telefonisch - sofern hinsichtlich Ihrer Bewerbung noch Rückfragen bestehen. Sofern Sie dies nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir werden Sie in diesem Fall auf andere Weise kontaktieren und einen Anruf durch Sie veranlassen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann es zudem dazu kommen, dass Ihre Unterlagen ausgedruckt werden. Eine Speicherung Ihrer Unterlagen außerhalb der Bewerbungsmanagementsoftware findet nicht statt. In Papierform eingereichte Unterlagen werden von uns digitalisiert.

Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter E.

C) Empfänger

Ihre Daten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung durch die Personalabteilung sowie durch den für die jeweils zu besetzende Stelle fachlich Verantwortlichen gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden an die jeweiligen in den Stellungsbesetzungsprozess involvierten Mitarbeiter im Haus weitergegeben. Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind zudem der Personalrat, und gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung, Beauftragte für Chancengleichheit oder Gleichstellungsbeauftragte.

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig. Im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme kann es nicht vollumfänglich ausgeschlossen werden, dass dieser auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhält. Aus diesem Grund haben wir mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Dessen Mitarbeiter sowie unsere Mitarbeiter sind zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

Für die datenschutzkonforme Aktenvernichtung arbeiten wir ebenfalls mit einem Auftragsverarbeiter zusammen. Auch mit diesem haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. 

D) Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für den Fall, dass es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis, Praktikum oder einem sonstigen Dienstverhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage.

Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall sechs Monate nach dem Zugang der Ablehnung gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dies gilt auch für die in Papierform vorliegenden Bewerberdaten. In den Bewerbungsprozess involvierte Mitarbeiter
und Stellen im Haus werden von uns explizit darauf hingewiesen, dass die von ihnen angefertigten Ausdrucke und Notizen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzkonform vernichtet werden müssen.

Wenn Sie nach Ablehnung Ihrer Bewerbung wünschen, dass wir Sie bei einem nachfolgendem Auswahlverfahren einbeziehen, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen auf Basis einer Einwilligung, Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Einwilligung holen wir in diesem Fall gesondert von Ihnen ein. Bis zum nächsten Auswahlverfahren werden Ihre Bewerbungsunterlagen dann aufbewahrt und wie im Falle der Erstbewerbung beschrieben sechs Monaten nach dem Zugang der Ablehnung vernichtet, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

E) Ihre Rechte

Betroffenenrechte

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.
Nähere Informationen zum Recht auf Auskunft sowie zum Recht auf Löschung finden Sie hier:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/02/DSK-Kurzpapier-6-Auskunftsrecht.pdf

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2017/08/DSK_KPNr_11_Recht-auf-Vergessenwerden.pdf

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde LfDI Baden-Württemberg zu. Unter folgendem Link: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde/ können Sie online Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.

F) Hinweise

Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der freien Stelle zur Folge haben. Für den Fall, dass Sie einer Verarbeitung Ihrer Daten in der von uns eingesetzten Bewerbungsmanagementsoftware widersprechen, können wir Ihre Bewerbung leider regelmäßig nicht berücksichtigen. Etwas anderes kann für den Fall gelten, dass Sie Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und aufgrund derer Ihnen die Digitalisierung und Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen in der von uns genutzten Bewerbungsmanagementsoftware nicht zugemutet werden kann.

Die Auswahl geeigneter Kandidaten erfolgt nicht automatisiert oder unter Verwendung eines automatisierten Bewertungssystems („Profiling“) im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO.